Kurumsal Otomasyon

Öncesi

E-posta, Excel ve ıslak imza arasında dolaşan işin sahibi yoktur. Satınalma talebi bir müdürün önünde kalır, sözleşme mektubu başka klasördedir, mali sistem birinin yeniden yazacağı rakamı bekler. Evrak kimde derseniz cevap çoğu zaman gönderdim sanıyorum olur.

Büyük kurum bunu her gün tekrarlar. Bir onay kaybolur, satınalma bir hafta durur. Bir mektup bulunamaz, sözleşme anlaşmazlığı sıfırdan başlar. Veri iki kez girilir ve iki kez yanlış olur. Takip, insanların asıl işi haline gelir.

Kurulan sistem

Otomasyon işi tanımlı bir akışa çevirir. Talep, onay, havale ve arşivin izi vardır: kim, ne zaman, hangi notla. Sonraki adım işi kendi kuyruğundan alır, gelen kutusundan değil. Biri izindeyse iş onun kişisel masasında kilitli kalmaz. Vekil aynı kuyruğu görür.

Sistem, kurumun halihazırda kullandığı yazılımlara bağlanır; mali fiş veya mektup yeniden yazılmaz. Amaç eski yöntemin üstüne bir portal eklemek değildir. Veri bir kez girilir ve her adım kararını evrakın üzerine yazmak zorundadır.

Bir iş günü

Uzman talebi ekleriyle kaydeder. Müdür aynı evrakı açar, bütçeyi görür, onaylar veya bir cümleyle iade eder. Satınalma veya evrak birimi işi kendi kuyruğundan alır. Üç gün kıpırdamazsa hatırlatma o adıma gider, herkese genel bir e-posta değil.

Sonradan bu alım neden yapıldı diyen, zinciri baştan okur. İlgili mektup sözleşmeye bağlıysa aynı dosyadadır. Muhasebe fişi onaylanmış evraktan çıkar, rakamı e-postadan almaz.

Sonuç

Elle takip azalır. Yöneticiler arasında kaybolan evrak, nerede beklediği görülen bir kuyruğa döner. Anlaşmazlık göndermedimden değil, evrakın kendi metninden başlar.

Kurumun yine çok adımlı onayı vardır. Fark, adımların kâğıt ve hafıza olmamasıdır. Her birinin zamanı, sahibi ve notu vardır.