اتوماسیون سازمانی

پیش از سامانه

کارهایی که بین ایمیل، اکسل و امضای کاغذی می‌چرخند، صاحب ندارند. درخواست خرید پیش یک مدیر می‌ماند، نامه قرارداد در زونکن دیگری است، و سامانه مالی منتظر عددی است که کسی باید دوباره تایپ کند. اگر بپرسید این سند پیش کیست، جواب «فکر کنم فرستادم» است.

سازمان بزرگ این را هر روز تکرار می‌کند. یک تأیید گم می‌شود و خرید یک هفته می‌ایستد. یک نامه پیدا نمی‌شود و اختلاف قرارداد از صفر شروع می‌شود. داده دو بار وارد می‌شود و دو بار غلط می‌شود. پیگیری، کار اصلی آدم‌ها می‌شود به جای خود کار.

آنچه ساخته شد

اتوماسیون، کار را به گردش‌کار مشخص تبدیل می‌کند. درخواست، تأیید، ارجاع و بایگانی ردپا دارند: چه کسی، چه زمانی، با چه توضیحی. مرحله بعدی از صف خودش کار را برمی‌دارد، نه از صندوق ورودی. اگر کسی مرخصی باشد، کار روی میز شخصی او قفل نمی‌ماند. جانشین همان صف را می‌بیند.

سامانه به نرم‌افزارهایی که سازمان از قبل دارد وصل می‌شود تا سند مالی یا نامه دوباره تایپ نشود. هدف اضافه کردن یک پورتال روی روش قدیمی نیست. هدف این است که همان داده یک بار وارد شود و هر مرحله مجبور باشد تصمیمش را روی سند بنویسد.

یک روز کاری

کارشناس درخواست را با پیوست ثبت می‌کند. مدیر همان سند را باز می‌کند، بودجه را می‌بیند و یا تأیید می‌کند یا با یک جمله برمی‌گرداند. خرید یا دبیرخانه کار را از صف واحد خودش برمی‌دارد. اگر سه روز بی‌حرکت بماند، یادآوری برای همان مرحله می‌رود، نه یک ایمیل کلی برای همه.

کسی که بعداً می‌پرسد چرا این خرید انجام شد، رشته را از اول می‌خواند. نامه مرتبط اگر به قرارداد وصل باشد، کنار همان پرونده است. حسابداری سند را از روی تأییدشده می‌سازد و عدد را از ایمیل برنمی‌دارد.

نتیجه

پیگیری دستی کم می‌شود. سند گم‌شده بین مدیران جای خود را به صفی می‌دهد که می‌شود دید کجای آن ایستاده. اختلاف از «من نفرستادم» شروع نمی‌شود، از متن همان سند شروع می‌شود.

سازمان هنوز تأیید چندمرحله‌ای دارد. تفاوت این است که مرحله‌ها کاغذ و حافظه نیستند. هر کدام زمان، صاحب و توضیح دارد.