سیستم مدیریت هتل

پیش از سامانه

هتل، حتی یک هتل، چند موجودی همزمان دارد: دفتری که تلفن را جواب می‌دهد، کانالی که اتاق را آنلاین می‌فروشد، و شیفت شبی که کلید را می‌دهد. اگر این سه با هم حرف نزنند، یک اتاق دو بار فروخته می‌شود. در فصل شلوغ این اتفاق نادر نیست. مهمان با واچر می‌رسد و پذیرش می‌گوید اتاق پر است.

صورتحساب هم دیر به حسابداری می‌رسد. صندوق شب اعداد را در برگه می‌نویسد، صبح کسی آن را در نرم‌افزار مالی تایپ می‌کند، و اختلاف مینی‌بار یا ترانسفر تا آخر ماه معلوم می‌شود. برای گروه هتلی، این درد در هر ملک تکرار می‌شود و نرخ و مالیات هر ملک با ملک بعدی یکی نیست.

آنچه ساخته شد

سامانه هتل، نقشه اتاق، رزرو تلفنی و آنلاین، پذیرش، خانه‌داری و حساب مهمان را به یک موجودی وصل می‌کند. اتاق یا آزاد است یا نیست. فروش کانال، همان قفل را می‌بیند که شیفت شب. خانه‌داری اتاق را کثیف، در حال نظافت یا آماده علامت می‌زند و پذیرش اتاق ناآماده را تحویل نمی‌دهد.

برای گروه، هر ملک نرخ، مالیات و گزارش خودش را دارد و در عین حال دفتر مرکزی اشغال و درآمد را یکجا می‌خواند. سند مالی از جریان پذیرش درمی‌آید، نه از تایپ دوباره برگه صبح. اتصال کانال فروش داخل همان نقشه اتاق است تا موجودی سوم ساخته نشود.

یک روز کاری

ظهر یک رزرو آنلاین برای اتاق ۴۱۸ ثبت می‌شود. نقشه اتاق همان لحظه آن اتاق را برمی‌دارد. شیفت عصر مهمان را با همان شماره رزرو پیدا می‌کند، بدون زنگ زدن به دفتر رزرواسیون. خانه‌داری بعد از خروج مهمان قبلی، اتاق را کثیف می‌زند و فقط وقتی آماده شد پذیرش اجازه چک‌این دارد.

شب، صندوق اقامت را می‌بندد. مینی‌بار و ترانسفر روی همان صورتحساب است و سند به حسابداری ملک می‌رود. مدیر شیفت گزارش اشغال را می‌بیند: چند ورود، چند خروج، چند اتاق خارج از فروش به خاطر تعمیر. صبح کسی برگه را دوباره تایپ نمی‌کند.

نتیجه

اوربوکینگ فصل شلوغ قطع می‌شود، چون دو موجودی دیگر وجود ندارد. مهمان با واچر به اتاقی می‌رسد که واقعاً خالی است. شب‌حساب با حسابداری یکی است و اختلاف مینی‌بار به آخر ماه موکول نمی‌شود.

گروه هتلی هنوز هر ملک را جدا اداره می‌کند، ولی روش کار یکی است. دفتر مرکزی برای فهمیدن اشغال لازم نیست به سه مدیر پذیرش زنگ بزند.