بایگانی مکاتبات قرارداد

پیش از سامانه

شرکت پیمانکاری نامه‌های قرارداد را بین ایمیل مدیران و زونکن دبیرخانه پخش کرده بود. هر قرارداد یک شماره داشت، ولی نامه بعد از ثبت در زونکن می‌رفت و پیدا کردنش به حافظه بایگان بند بود. وقتی با کارفرما بر سر یک تعهد اختلاف شد، پیدا کردن نامه‌ای که مهلت را تمدید کرده بود چهار روز طول کشید. در این چهار روز جلسه با سند ناقص برگزار شد.

ارجاع هم شفاهی بود. دبیرخانه نامه را روی میز مدیر پروژه می‌گذاشت و اگر او مأموریت بود، نامه همان‌جا می‌ماند. پاسخ گاهی از ایمیل شخصی می‌رفت و به پرونده برنمی‌گشت. ماه بعد کسی نمی‌دانست جواب داده شده یا نه.

آنچه ساخته شد

هر قرارداد یک پرونده مکاتبات دارد. نامه با شماره، فرستنده، تاریخ، پیوست و ارجاع در همان پرونده می‌ماند. جستجو به متن نامه می‌رسد، نه فقط به عنوان روی زونکن. پاسخ به همان رشته وصل می‌شود تا نامه و جوابش از هم جدا نیفتند.

دبیرخانه نامه را ثبت می‌کند و به مسئول قرارداد ارجاع می‌دهد. اگر سه روز بی‌جواب بماند، یادآوری برای همان نفر می‌رود. مدیر می‌تواند رشته را از اول بخواند بدون اینکه از بایگان بخواهد زونکن را بیاورد. نامه مرتبط با یک صورت‌وضعیت به همان آیتم قرارداد هم وصل می‌شود.

یک روز کاری

نامه کارفرما درباره تمدید مهلت اسکلت می‌رسد. دبیرخانه آن را به پرونده برج ونک وصل می‌کند، پیوست را می‌گذارد و به مدیر پروژه ارجاع می‌دهد. او پاسخ را روی همان رشته می‌نویسد. ماه بعد در جلسه، کسی چهار روز دنبال نامه نمی‌گردد. رشته را باز می‌کند: نامه، پیوست، پاسخ، تاریخ هر کدام.

اگر مدیر پروژه مأموریت باشد، جانشین ارجاع را در صف خودش می‌بیند و نامه روی میز خالی نمی‌ماند. جستجوی «تمدید مهلت» نامه‌های مشابه قراردادهای دیگر را هم می‌آورد، به شرط اینکه در متن آمده باشد.

نتیجه

اختلاف با کارفرما دیگر با جستجو در زونکن شروع نمی‌شود. سابقه نامه کنار خود قرارداد است و پاسخ گم‌شده بین ایمیل شخصی و دبیرخانه نماند.

بایگانی هنوز کار دبیرخانه است. تفاوت این است که کارشان ثبت در یک پرونده است، نه پخش کردن کاغذ بین میزها. هر نامه شماره، صاحب و دنباله دارد.